Tentang Mail Merge

PUSATKOM,  salah satu fasilitas yang ada di dalam Program Aplikasi Microsoft Word adalah Mail Merge. Ketika seseorang ingin menyampaikan informasi berupa undangan misalnya dalam bentuk media tulisan kepada banyak orang, banyak alamat, namun pada surat atau tulisan yang sama, secara klasikal orang awam yang baru mengenal microsoft word biasanya mereka menulis berlembar-lembar halaman sejumlah orang yang di undang.
Bayangkan jika orang yang diundang tidak hanya 10 atau 20 orang, tapi yang diundang berjumlah 500 orang bahkan 1000 orang, sehingga membuat surat undangan sejumlah 500 atau 1000 page (halaman) dengan nama dan alamat yang berbeda sesuai orang yang diundang, padahal suratnya sama! Nah, mail merge ini merupakan sebuah alternatif yang memudahkan untuk membuat surat massal dalam jumlah yang banyak dengan satu page (halaman) saja namun ketika dicetak dengan cetak dari mail merge ini, langsung otomatis keluar surat yang sama namun sudah terisi nama dan alamat yang berbeda sesuai jumlah yang diundang.

Pengalaman saya, ketika akan mengundang 200 orang tua wali murid untuk acara perpisahan, dibutuhkan surat undangan masal  atau mail merge ini, sangat mudah, caranya :

1.       tinggal buat satu surat,

2.       masukkan data siswa (nama siswa, nama ortu, kelas, alamat) di file exel sejumlah 200 anak

3.       proses mail merge

4.       cetak massal

Pengalaman yang lain saya juga menggunakan mail merge ini tidak hanya di undangan saja, namun untuk yang lain bersifat massal seperti menggunakan mail merge untuk mencetak stiker label DVD perpisahan siswa yang berjumlah 200an siswa, yang di dalamnya ada identitas anak masing-masing, mail merge ini sangat memudahkan sekali.

Menurut saya, mail merge ini merupakan gabungan dari dua aplikasi Microsoft Office, yakni Microsoft Word sebagai lembar kerja utama dipadukan dengan Microsoft Acces sebagai data base nya, namun saya lebih sering dan jauh lebih mudah apabila mail merge dengan menggunakan Microsoft Word sebagai lembar kerja utama dan sebagai data base nya adalah microsoft excel.

Bila Anda ingin mencoba, berikut ini merupakan contoh dalam membuat surat massal dengan menggunakan mail merge

Demikian yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat, terima kasih.

By: admin pusatkom.blogspot.com

Artikel Terkait