Contoh Mudah Membuat Surat Massal dengan Mail Merge

PUSATKOM, sebelumnya sudah saya jelaskan tentang mail merge . Nah, kali ini saya akan mencoba berbagi informasi kepada Anda tentang pengalaman saya menggunakan mail merge dengan jumlah orang yang diundang 200 orang, namun menggunakan 1 page (halaman) saja.

Dan biasanya, secara default, mail merge menggunakan microsoft acces sebagai data base nya, yang menurut saya setelah saya coba lebih susah untuk mengeditnya, maka saya akan memberikan cara yang lebih mudah yakni dengan kombinasi antara microsoft word dan microsoft excel

Langkah-langkah pembuatan :

1. Buatlah surat undangan sesuai yang dikehendaki di microsoft word, misalkan seperti ini :

2.       Buatlah daftar nama di microsoft excel, contohnya seperti ini :

3. Proses mailing dengan mail merge pada microsoft word

       pilih menu mailings --> Start mail merge --> Step by step Mail Merge Wizard

   Kemudian pilih next : Starting document

Pada proses mailing, terjadi pemanggilan data-data dari daftar nama di file microsoft excel yang telah dibuat tadi untuk mengisi surat undangan pada page yang sama.

Pada step 3 of 6 klik "Browse" lalu cari file excel yang berisi data nama siswa yang telah Anda buat, lalu klik dan open

Lalu muncul jendela "select table" pilih Sheet1$ (karena data nama di excel berada pada sheet 1) lalu klik OK

Kemudian akan muncul seperti dibawah ini, lalu tekan OK 

Selanjutnya proses terahir, pada menu mailing, pilih Insert Mail Merge Field, maka akan muncul "nama" dan "kelas" mungkin anda bisa menambahkan lagi "alamat, jabatan, kode pos dll"

Untuk melihat hasilnya Anda bisa klik "Preview Result" , dan klik arah panah yang saya lingkari warna hijau di atas.

Untuk mencetak silahkan klik "Finish & Merge" lalu Print Dokument > all , maka 200 lembar surat undangan akan tercetak semuanya secara otomatis dengan identitas orang-orang yang diundang, padahal file surat nya cuman satu. Mudah bukan???

Demikian contoh praktik menggunakan mail merge, Selamat Mencoba, jangan lupa Komentar ya...

(KAR)

Artikel Terkait